Wohl jedes Team sucht nach Möglichkeiten, die Arbeit in seinen Atlassian-Produkten schneller und einfacher zu gestalten. Forge Automation Actions können dabei helfen. Mit diesen Aktionen lassen sich wiederkehrende Aufgaben in Jira automatisieren, und das spart Zeit und reduziert Fehler.
Was genau sind Forge Automation Actions, wie funktionieren sie, wie können Teams sie verwenden, um ihre täglichen Workflows zu verbessern? Sehen wir uns das doch mal näher an.
Was sind Forge Automation Actions?
Forge Automation Actions sind benutzerdefinierte Automatisierungsschritte, die mit Forge, Atlassians Cloud-Entwicklungsplattform, erstellt werden. Sie ermöglichen es, dem Automation Rule Builder in Jira eigene Aktionen hinzuzufügen.
Aus Sicht der User verhalten sie sich wie alle anderen Automatisierungsaktionen: Sie wählen einen Trigger, definieren eine Aktion aus der Liste, füllen ein einfaches Formular aus und speichern die Regel.
Wie sieht das aus der Forge-Perspektive aus? So:
- Jede Automation Action ist eine Forge-App, die eine benutzerdefinierte Automatisierungsaktion definiert.
- Actions werden innerhalb von Automation über eine von der Forge-App bereitgestellte UI konfiguriert.
- Eine Automation Action wird als Forge-Funktion ausgeführt, die in Atlassians Infrastruktur läuft.
- Automation Actions sind in der Lage, Atlassian-APIs aufzurufen und mit externen Services zu kommunizieren (zum Beispiel mit internen Systemen oder anderen SaaS-Tools).
Das ermöglicht leistungsfähigere Automatisierungen, die andere Teammitglieder einfach nutzen können – allein durch das Auswählen der Aktion in Automation.
Praktisches Beispiel: Customer Insights in Jira automatisieren
Sehen wir uns ein Beispiel an. Angenommen, Sie haben eine Forge Automation Action, die Jira-Vorgänge mit Kundeninformationen aus dem CRM anreichert. Wenn die Automatisierungsregel ausgeführt wird, liest die Forge-Aktion Details aus dem Vorgang, etwa den Vorgangsschlüssel und ein benutzerdefiniertes Feld mit der Kunden-ID. Anschließend stellt sie per API-Aufruf eine Verbindung zu dem externen CRM-System her und ruft aktuelle Kundendaten ab.
Innerhalb der Aktion können Sie eigene Logik anwenden und beispielsweise prüfen, ob es sich um einen Premium-Kunden handelt. Die Aktion gibt die Kundendaten dann an Automation zurück, sodass der Jira-Vorgang mit neuen Informationen aktualisiert werden kann – etwa mit Tarif oder Risikoscore.
Warum Forge Automation Actions nutzen?
Die Forge-Plattform bietet diverse Möglichkeiten, Automatisierungen umzusetzen: Sie können Jira-Ereignisse direkt in einer Forge-App registrieren, zeitgesteuerte Jobs ausführen, auf externe Systeme reagieren oder Automation über den Schritt “Send web request” mit Forge verbinden. All diese Ansätze sind in der Dokumentation Building automations with Forge beschrieben.
Forge Automation Actions heben sich indes dadurch ab, dass sie Ihre spezifische Logik direkt in den Automation Rule Builder integrieren. Ihre Aktion erscheint dort neben den nativen Aktionen und ist damit leicht aufzufinden, zu konfigurieren und wiederzuverwenden – und das ganz ohne Code seitens der User.
Zusätzlich zu den Möglichkeiten von Automation selbst kann eine Forge-Aktion Jira und externe REST-APIs aufrufen, individuelle Business-Logik anwenden und die Ergebnisse wieder in die Regel zurückspielen.
Direkte Integration in den Automation Rule Builder
Durch die vollständige Integration in den Automation Rule Builder lassen sich Forge Automation Actions genauso einfach nutzen wie native Aktionen. Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Regel können Sie die benutzerdefinierte Aktion einfach aus der Liste auswählen, über ein unkompliziertes Formular konfigurieren und mit den anderen Schritten im Workflow platzieren.
Ein zentraler Vorteil besteht darin, dass Filter und Bedingungen, unter denen die Aktion ausgeführt wird, mithilfe nativer Bedingungen und Verzweigungen direkt in der Automation-UI definiert werden. Sie sind also nicht fest im App-Code verankert. Dadurch bleibt die Automatisierungslogik transparent, flexibel und jederzeit anpassbar. Ihr Team kann Regeln eigenständig weiterentwickeln, ohne den Code der App ändern zu müssen.
Konfiguration und Wiederverwendung
Forge Automation Actions sind auf einfache Konfiguration und breite Wiederverwendung ausgelegt. Sobald eine Aktion als Teil einer Forge-App in der Instanz verfügbar ist, kann sie in vielen unterschiedlichen Automatisierungsregeln über Projekte und Teams hinweg eingesetzt werden.
Jedes Team konfiguriert die Aktion innerhalb seiner Regel via Formular und Smart Values – ohne Codeänderungen oder erneutes Deployment der App. Das bedeutet: Die Aktion wird einmal entwickelt und ist anschließend in beliebig vielen Regeln kombinierbar und wiederverwendbar. So können Teams ihre Automatisierungen an individuelle Workflows anpassen, ohne dass Entwicklerkenntnisse nötig sind.
Smart Values und Kontext in Ein- und Ausgaben
Forge Automation Actions unterstützen Smart Values und Kontextinformationen aus Automation. Beim Hinzufügen einer Aktion zu einer Regel können Sie Smart Values – etwa Felder eines Vorgangs oder Datumswerte – als Input verwenden. So erhält jede Regel genau die Informationen, die sie benötigt.
Ein Beispiel: Das relevante Vorgangsfeld kann je nach Projekt unterschiedlich sein (etwa ein anderes benutzerdefiniertes Feld für die Kunden-ID). Mit Forge Automation Actions muss dieses Feld weder im Code hinterlegt noch als Umgebungsvariable gesetzt werden. Stattdessen übergibt jede Regel das passende Feld als Eingabe über Smart Values.
Die Aktion kann ihrerseits Smart Values als Ausgabe zurückliefern, die in nachfolgenden Schritten der Regel genutzt werden können. Dadurch sind dynamische Verzweigungen, Benachrichtigungen oder Aktualisierungen auf Basis von Echtzeitergebnissen aus der Forge-Aktion möglich. Technisch wird dies über die inputs- und outputs-Eigenschaften von Forge Automation Actions umgesetzt.
Im Endergebnis steht eine benutzerdefinierte Aktion als flexibler Baustein, der nahtlos mit allen anderen Automatisierungsschritten zusammenarbeitet – wie gesagt ohne Änderungen am App-Code.
Wie geht es weiter?
Hier sind einige Möglichkeiten, um einzusteigen oder mehr über Forge Automation Actions zu erfahren:
- Tutorial ausprobieren: In einer ausführlichen Anleitung lernen Sie, wie Sie ein externes Requirements-Management-System integrieren, sodass beim Erstellen eines Vorgangs automatisch die passenden Anforderungsdetails anhand des Vorgangsschlüssels abgerufen und hinzugefügt werden.
- Mit dem Automation-Template starten: Beim Erstellen einer neuen Forge-App können Sie auf die Automation-Vorlage zurückgreifen. Dieses einfache Beispiel zeigt, wie über die Jira-REST-APIs beim Erstellen eines Vorgangs ein Kommentar hinzugefügt wird. Es dient als Ausgangspunkt für eigene Erweiterungen.
- Dokumentation lesen: In der Atlassian-Doku finden Sie eine vollständige Übersicht über alle verfügbaren Eigenschaften und Optionen für Forge Automation Actions.
Oder Sie sprechen uns an: Unsere Atlassian-Fachleute haben umfassende, tiefe Erfahrungen mit der Individualisierung und Automatisierung von Atlassian-Systemen und zeigen Ihnen gerne, was möglich – und sinnvoll – ist.